Etiquette et éthique de la correspondance commerciale

La réalité des affaires modernes est telle que seulement 15% des entrepreneurs de moyenne et grande envergure cherchant à renforcer leurs positions sur le marché atteignent leurs objectifs. C’est pour cette raison que la pertinence de l’étiquette professionnelle s’accroît, car le non-respect de ses normes, pour un certain nombre de raisons, conduit souvent à une rupture des relations commerciales utiles.

Dans une interprétation large de l'éthique, on appelle un ensemble de principes généraux visant à réguler les relations sociales. En conséquence, l’éthique des relations commerciales aborde des questions relatives à l’ordre adopté et au style d’interaction dans le monde des affaires.

L'étiquette commerciale comprend des aspects éthiques détaillés des relations commerciales, y compris, par exemple, la procédure de négociation, les règles de comportement des entreprises, les traditions et les rituels commerciaux, des éléments de subordination, les mœurs et les styles de communication et d'écriture, ainsi que des questions de relation correcte avec des partenaires et des collègues.

L’importance de l’éthique et de l’étiquette, en tant que composante, réside dans le fait que la base normative issue d’une longue pratique simplifie grandement la communication, en créant un contexte compréhensible et accessible dans la sphère professionnelle qui vous permet d’atteindre correctement vos objectifs et de vous faire gagner beaucoup de temps.

En d'autres termes, nous parlons d'un algorithme spécial pour résoudre les problèmes de l'entreprise, ce qui nous permet de définir et d'atteindre avec succès les objectifs de l'entreprise souhaités de manière rationnelle et sans conflit. Le niveau de propriété de cet algorithme nous permet de tirer des conclusions directes sur le degré de professionnalisme d’un partenaire commercial ou d’un opposant dans un conflit commercial.

Dans ce contexte, il est important de respecter les principes généraux suivants:

• la ponctualité partout et en tout;
• sécurité de l'information;
• altruisme sonore;
• favorable, approprié à l'image de l'environnement des entreprises;
• discours oral et écrit compétent;
• suivre les règles de la culture de la parole dans les entreprises.

Les types de correspondance commerciale sont variés et, avec un certain degré de conventionalité, ils peuvent être divisés en deux types principaux:

• interétatique - les relations entre les organisations d’État, les bureaux de représentation étrangers et les fonctionnaires (notes diverses, mémorandums et autres formes) constituent des éléments des relations diplomatiques;
• commercial - lettres de statut semi-officiel utilisées dans le domaine des relations commerciales entre institutions et organisations.

Le style de rédaction d’une lettre officielle, malgré les différences linguistiques et certaines différences traditionnelles, repose sur une certaine base commune et sur un groupe d’institutions développées par la pratique établie. Par exemple, un certain nombre d'exigences de directivité de protocole, déterminées par la position des rangs de l'expéditeur et du destinataire, sont basées sur les paramètres initiaux de respect mutuel et de correction. Par conséquent, quel que soit le type de document, il doit contenir structurellement les éléments suivants:

• recours (statut officiel du destinataire);
• un compliment (lettre de fin polie);
• signature;
• date (jour, mois, année et lieu de rédaction du message);
• adresse de l'expéditeur (nom de famille, statut officiel, adresse sont placés en haut ou en bas de la 1ère page de la lettre)

En outre, un certain nombre de règlements sont directement liés aux lettres:

• les lettres commerciales sont écrites sur du papier à en-tête ou des feuilles de papier uniquement au recto;
• la pagination se fait en chiffres arabes;
• les messages sont exécutés en texte imprimé;
• les effacements et les corrections ne sont pas autorisés dans le corps du document;
• le document est un texte plié à l'intérieur;
• le temps d'attente pour une réponse à la lettre ne dépasse pas dix jours.

Le message commercial doit avoir un objectif clair et contenir une question. L'intégralité du texte doit être entièrement soumise à son contenu, qu'il s'agisse d'une offre, d'une enquête commerciale ou simplement d'une information pertinente.

La classification des messages d’entreprise est diversifiée et dépend de leur orientation fonctionnelle et ciblée. Par exemple, les lettres sont:

• notifiant;
• rappelant;
• des invitations;
• informobzory;
• les commandes;
• accompagner
• d'autres types.

Dans la correspondance commerciale les plus typiques:

• demandes;
• offres
• les commandes;
• les plaintes;
• lettres de garantie.

En tant que forme de communication professionnelle, au sens strict de la définition, les lettres sont divisées en deux types: professionnelle et privée.

Pour les entreprises, inclure la correspondance et les relations entre organisations et institutions. Une lettre officielle privée est un message envoyé à une institution par une personne privée ou, inversement, par une institution - à une personne privée.

Il existe un certain nombre de règles de correspondance commerciale.

• La lettre doit stimuler l’émergence des intérêts commerciaux du destinataire, clairement et sur la base de données factuelles convaincantes, montrant les avantages du partenariat et l’inefficacité de rompre le partenariat. Le texte devrait être encourageant, motivant pour la coopération.
• La manifestation d’émotions personnelles excessives dans une lettre commerciale n’est pas le meilleur moyen de prouver son cas et de résoudre le problème.
• Afin d'éviter de surcharger et d'encrasser le texte de la lettre, il est nécessaire d'éviter toute comparaison figurative, métaphores, allégories et hyperbole.
• Pour une présentation claire et concise du sujet, il est préférable d’utiliser des phrases simples, en évitant les détails et les détails excessifs. L'idée de base du message ne devrait être soutenue que par des arguments pertinents, qui sont généralement placés dans les pièces jointes à la lettre (diagrammes, graphiques, données numériques).
• Dans le texte doivent être alloués des paragraphes, chacun représentant une pensée indépendante commence par une nouvelle ligne.

• Dans un message écrit professionnel, les adjectifs descriptifs, clarifications supplémentaires et détails ne doivent pas être utilisés. À la fin de l'écriture, il est conseillé de vérifier le document et d'éliminer les expressions qui ne portent pas le contenu sémantique réel.
• L'alphabétisation est un élément de base du texte. La présence d'orthographe et d'autres erreurs dans le message est inacceptable.
• Spécifier l'objet de la lettre est obligatoire. Le sujet dans les documents doit être réfléchi brièvement et de manière approfondie, cela permet de gagner du temps lors de la lecture et de caractériser positivement l'expéditeur. Si la lettre est envoyée par courrier électronique et contient des informations particulièrement importantes, vous devez lui attribuer un «drapeau» spécial disponible dans le service électronique.
• Une bonne lisibilité du texte est fournie par les polices Arial ou Times New Roman avec une taille de police moyenne. En cas de besoin particulier, les idées clés sont autorisées en italique ou en caractères gras.

• Dans le texte, il est utile d’utiliser les sous-titres (3-4), qui facilitent la compréhension du texte énoncé.
• Les énumérations, les listes et les listes sont mieux faites en utilisant des marqueurs spéciaux.
• Modèle d'entreprise (modèle) - un excellent indicateur d'efficacité et d'objectivité dans la communication d'entreprise.Cela est particulièrement pertinent au niveau de l'entreprise, car cela vous permet de vous démarquer de manière favorable et de respecter le statut officiel.

La structure du message commercial est typique. Traditionnellement, il contient:

• introduction;
• la partie principale;
• conclusion

L'introduction résume le but de la lettre. La partie principale décrit l’essence du problème. En conclusion, il est souhaitable de résumer le contenu de la partie principale, par exemple sous la forme de conclusions. Les "postscripts" et divers types de notes de bas de page ne sont pas souhaitables.

En conclusion, des phrases inappropriées ressemblant à des manipulations, telles que: «J'espère un partenariat mutuellement bénéfique», etc. Il est préférable de dire au revoir dans une lettre d'affaires avec des phrases simples - «Cordialement», «Cordialement», etc.

Dans la partie inférieure du message sont indiqués: F. I. O., le statut officiel, le nom de la société, est signé. Les numéros de contact sont également indiqués.

Les tableaux et graphiques sont joints dans un fichier séparé (package), l’indiquant à la fin de la lettre. S'il existe un groupe d'investissements, ils reçoivent un inventaire avec les noms.

Vous pouvez utiliser des abréviations et des abréviations spéciales uniquement si vous êtes certain que le destinataire les comprendra.

Pour rendre le texte plus logique et cohérent dans le vocabulaire des affaires, les phrases suivantes sont utilisées comme classeurs:

• pour cette raison;
• sur la base de ce qui précède;
• à cause de cela;
• selon les données;
• sur cette base;
• considérant
• et d'autres.

Dans l’espace virtuel, l’interaction entre entreprises, qui représente la communication en miniature, est spécifique et ne nécessite pas moins de se conformer aux règles de comportement pertinentes. Un travail compétent avec la lettre, conformément à la pratique, implique la mise en œuvre des remarques suivantes concernant la portée, les normes linguistiques, la structure et le format.

• La formule du thème doit correspondre exactement au sujet indiqué dans le texte. Cela vous permet d'ajuster rapidement le lecteur à l'ambiance professionnelle souhaitée.
• Le volume optimal du document envoyé par courrier électronique s’inscrit dans un "écran" avec une quantité maximale de texte - une feuille au format A4.
• La taille optimale des pièces jointes - pas plus de 3 Mo.
• Il est recommandé que les fichiers envoyés soient «emballés» dans des archives de codage zip ou rar standard. D'autres sont souvent bloqués lors de l'expédition.
• Les hyperliens doivent être standard (en bleu, souligné).
• La réponse au destinataire doit être placée en haut de la lettre, et non en bas. Cela évite au correspondant de faire défiler le texte précédent de manière forcée.

• Vous devez utiliser la langue de la lettre, le partenaire le plus compréhensible. La question de l'opportunité d'utiliser dans le message le professionnalisme, le vocabulaire de l'entreprise, les expressions et abréviations d'argot (en particulier dans la correspondance externe) est tranchée séparément, en fonction du contexte et des qualités des partenaires de correspondance.
• Il est important d’informer le partenaire de la réception de son message - c’est un signe de bon goût et une partie de l’étiquette professionnelle qui témoigne de son respect.
• Il faut y répondre le plus rapidement possible. Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas répondre rapidement, le partenaire doit être informé de la réception de sa lettre et indiquer l’heure de la réponse. Une pause temporaire éthique et confortable avant de donner une réponse - 48 heures après réception du message. Passé ce délai, la personne croit généralement que le message est perdu ou ignoré. Une pause excessive dans la correspondance est souvent lourde de risques de perdre un partenaire et est traitée dans les affaires comme une violation des normes éthiques.
• À la fin du message doivent figurer les détails de contact spécifiés dans toutes les lettres sans exception, quel que soit l'ordre de distribution.
• Pendant l'expédition, il est important de porter une attention particulière aux problèmes de confidentialité.

Pour plus d'informations sur l'étiquette des entreprises, voir la vidéo suivante.